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  • Verträge auf Knopfdruck finden und Compliance erfüllen


    München, den 29. September 2009

    Verträge auf Knopfdruck finden und Compliance erfüllen

    complianceforum.de im Gespräch mit Lucjan Slowiena, Business Unit Manager ECSpand d.velop AG

     

    Sehr geehrter Herr Slowiena, in Zeiten, in denen Compliance immer wichtiger wird, kommt auch den Verträgen eine besondere Bedeutung zu. Im Normalfall erstellt die IT-Abteilung für das Vertragswesen ein Laufwerk, vergibt Schreib- und Leserechte. Die Vertragssachbearbeiter erstellen Ordner und speichern dort die Dokumente. Dann werden die Dokumente ausgedruckt und abgelegt.

    Das ist in vielen Unternehmen leider immer noch Realität. Im Informationszeitalter ein Anachronismus der die Wettbewerbsposition der Unternehmens entscheidend schwächt. Allein die Suche nach Papier-Akten verschlingt jede Menge Zeit. Und das in Zeiten, in denen Kunden eine sofortige, umfassende Auskunft als selbstverständlichen Service erwarten.  Etwas Wesentliches wird bei der Papier-Akte oftmals ausgeblendet. Die eine, gesetzeskonforme Akte zu einem Vorgang gibt es in vielen Fällen gar nicht. Duplikate und Handakten sind von den Prozessbeteiligten gerne und schnell erstellt, um Informationen zur Hand zu haben und diese zu ergänzen, wenn die Akte mal wieder wo anders liegt. Aus Compliance Sicht der Super-GAU. Dies merken immer mehr Unternehmen. Daher erlebt unsere digitale Vertragsmanagementlösung einen wahren Hype. Denn über die reine Ablage der Verträge hinaus ist auch das korrekte Erstellen innerhalb eines vordefinierten Prozesses, das Verwalten und Prüfen der Verträge digital deutlich einfacher.

    Zugegeben, die Suche nach alten Akten kann Zeit in Anspruch nehmen. Aber irgendwie findet man die dann doch. Warum sollte von dieser Unternehmenspraxis abgewichen werden?

    Um Abläufe effizienter zu gestalten und Kosten zu sparen. Wie schön wäre es, wenn dem Sachbearbeiter oder dem Entscheider Informationen in dem Augenblick schnell und einfach zur Verfügung stehen, in dem er sie benötigt. Mit Hilfe eines intelligenten Informationsmanagements werden Informationen „just in time“ geliefert und die Akte, der Vertrag, kann sofort weiterbearbeitet werden. Darüberhinaus haben Papier-Akten einen enormen Platzbedarf und verursachen enorme Raumkosten. Eine Digitalisierung reduziert diese Kosten auf ein Minimum und stellt darüber hinaus sicher, dass eine Akte auch nach 20  Jahren gut lesbar ist und keine Anlage verloren geht. Ein weiterer Aspekt ist die zentrale Verfügbarkeit von Informationen. Egal wer die Akte gerade in Bearbeitung hat, sie steht weiterhin jedem Berechtigten zur Verfügung und dieser kann so auf Informationen zugreifen.

    Ist der Aufwand nicht enorm hoch und teuer, die ganzen Papierunterlagen einzuscannen und zu klassifizieren? Wird der Kampf um Kunden nicht mit Innovation gewonnen und weniger mit Verwaltung?

    Es ist wichtig zwischen „Alt-Akten“ und laufender „Papierkorrespondenz“ – also Eingangspost zu unterscheiden.
    Die automatische Verarbeitung mit scannen, klassifizieren und weiterleiten des Posteingangs sowie die digitale Weiterbearbeitung macht die Abläufe schneller, kostengünstiger und transparenter. Eine Investition macht sich damit in Kürze selbst bezahlt. Damit gewinnt man Kunden. Für den Umgang mit „Alt-Akten“ gibt es verschiedene Szenarien. Natürlich können alle Akten auf einen Schlag digitalisiert werden. Es hat sich aber als sinnvoll heraus gestellt, eine Alt-Akte erst dann zu digitalisieren, wenn sie aus aktuellem Anlass wieder benötigt wird.

    Die Kosten, die durch die IT-Lösung eingespart werden, tauchen die nicht wieder auf? Schließlich muß doch eine Arbeitskraft die Unterlagen einscannen!

    Der Scannvorgang an sich erfordert nicht viel Zeit. Je nach Papieraufkommen wird entweder an einem Multifunktionsgerät am Arbeitsplatz der Sekretärin gescannt - das übrigens mittlerweile oft Standard ist -  oder bei einem hohem Aufkommen über einen speziellen Dokumentenscanner. Eine entsprechende Softwarelösung erfasst automatisch Daten wie Kundename und Adresse oder bei einer Eingangsrechnungsverarbeitung den Betrag
    und übergibt sie über einen definierten Prozess an den richtigen Sachbearbeiter. Somit verringert sich die gesamte Durchlaufzeit eines Dokumentes oder einer Rechnung im Unternehmen und ermöglicht den Mitarbeiter sich ihren eigentlichen Aufgaben zu widmen – Service am Kunden.

    Und was soll ein Unternehmen machen, wenn das System abstürzt? Niemand kann auf die Verträge zugreifen. Das wäre mit einem Papierausdruck nicht passiert.

    Das Sacharbeiter nicht auf Verträge zugreifen können kommt heute häufiger vor – ganz ohne Systemabsturz. Die Papier-Akte ist irgendwo unterwegs, nur nicht da wo sie gerade gebraucht wird. Mit entsprechenden Hardwarekonzepten und Backup-Strategien kann die Systemverfügbarkeit und damit der Zugriff auf Informationen heute zu nahezu 100% gewährleistet werden. Ganz abgesehen davon, dass sich für Brand und andere Katastrophenfälle digitale Systeme mit überschaubarem  Aufwand physikalisch multiplizieren lassen. Da hat dann der Sachbearbeiter immer Zugriff.

    Dann müssen die Vertragsunterlagen gesetzeskonform aufbewahrt werden. Wie geschieht das?

    Durch unsere Softwarelösung und die angeschlossenen Speichersysteme. Die Gesetzeskonformität ist natürlich offiziell bestätigt und zertifiziert. Allerdings bieten wir als Softwareanbieter nur die Technologie an. Ein Unternehmen, dass Compliance Anforderungen gerecht werden will, muss darüber hinaus sicherstellen, dass eine Verfahrensdokumentation zum jeweiligen Prozess existiert.

    Wir bieten die zertifizierten Technologien, die Organisation allerdings muss der Kunde selber übernehmen. Da helfen wir natürlich gerne und stellen die nötigen Kontakte her. Zusammenfassend gesagt, für eine kostenoptimierte, effiziente und gesetzeskonforme Arbeitsweise bieten wir einfache Lösungen.
    Unternehmen müssen nur den ersten Schritt zur Optimierung ihrer Prozesse machen, in dem sie uns ansprechen.
    Im übrigen lassen sich mit unseren Lösungen nicht nur Verträge und Patente managen, auch für die Eingangsrechnungsverarbeitung und das Qualitätsmanagement haben wir vordefinierte Lösungen. Wir verarbeiten mit unserem ECM-System nicht nur unstrukturierte Dokumente wie Papierbelege, sondern auch strukturierte Daten von zahlreichen Dritt-Anbieter Lösungen wie ERP,CRM, etc..

     

    Das Interview führte Christian Koch

  • Relaunch 2009

    München, den 25. Mai 2009

     

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  • An intelligent way to prevent data leaks

     

     

    An intelligent way to prevent data leaks

    Complianceforum.de talks with Nicole Dietrich, Brainloop’s Senior Marketing Director, about how companies can protect their confidential information

  • Compliance bei der Lohnsteueraußenprüfung

    München, den 11. September 2009

    Compliance bei der Lohnsteueraußenprüfung

    Complianceforum.de im Gespräch mit Ramona Schondorf, District Sales Manager, Paychex Deutschland GmbH

    Sehr geehrte Frau Schondorf, ein Unternehmen bekommt Post vom Finanzamt. Eine Betriebsprüfung wird angekündigt. Was meint das eigentlich genau? Und wie soll sich ein Unternehmen verhalten?